Politique sur la protection des renseignements personnels

1. ENGAGEMENT À L’ÉGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Groupe Sani-Tech inc., EAD Design et Archex Supply (collectivement, « Sani-Tech » ou « nous »), s’engagent à protéger le secret, la confidentialité, l’exactitude et la sécurité des renseignements personnels qu’elles détiennent. La présente politique décrit la façon dont Sani-Tech recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels des personnes qui font affaire avec lui ou qui travaillent chez Sani-Tech.

On entend par « renseignements personnels » les données au sujet d’une personne identifiable ou qui permettent d’établir directement ou indirectement l’identité d’une personne, comme le nom, l’adresse postale ou courriel, l’âge, le genre, les données financières personnelles ou les numéros d’identification.

Sani-Tech s’engage à recueillir, à utiliser et à communiquer tout renseignement personnel de façon responsable, uniquement dans les limites du consentement donné et dans la mesure nécessaire pour exercer ses activités professionnelles. Il tâche également de limiter la quantité de renseignements qu’il recueille sur les personnes ou les organisations à ceux qui sont nécessaires pour exercer ses activités professionnelles et pour toute autre raison définie dans la présente politique.

2. NATURE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Sani-Tech recueille et traite différents types de renseignements personnels dans le cours normal de ses affaires, par exemple :

La majorité de ces renseignements sont recueillis directement auprès de la personne, mais certains peuvent venir de tiers.

3. RAISONS POUR LESQUELLES SANI-TECH RECUEILLE, UTILISE ET COMMUNIQUE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

A. Généralités

Sani-Tech peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels pour :

B. Renseignements personnels sur les employés ou les candidats

Employés

À titre d’employeur, Sani-Tech recueille et utilise des renseignements personnels sur ses employés, ce qui constitue un aspect essentiel de la gestion des relations de travail. Sani-Tech s’engage à ne recueillir, à n’utiliser et à ne communiquer ces renseignements qu’afin de gérer et de simplifier les relations avec ses employés.

Candidats

Sani-Tech recueille des renseignements personnels sur les candidats pour évaluer leur candidature en vue de leur embauche. Ces renseignements peuvent provenir de tiers, par exemple dans le cas des références professionnelles, de la vérification des antécédents et des services de présélection. Si le candidat n’est pas embauché, Sani-Tech détruit les renseignements personnels. Si Sani-Tech embauche le candidat, les renseignements sont ajoutés au dossier d’employé de ce dernier.

Sani-Tech recueille et conserve aussi des renseignements personnels sur ses anciens employés, comme leur nom, leurs coordonnées et leur dossier médical le cas échéant.

C. Renseignements personnels recueillis sur le site Web

Les serveurs Internet de Sani-Tech recueillent automatiquement l’adresse IP, la date et l’heure de chaque visite des sites Web, les pages consultées, les documents téléchargés, les recherches effectuées et le lien URL utilisé pour accéder au site. Ces renseignements servent au dépannage des sites Web et à la correction des problèmes de fonctionnement.

Sani-Tech utilise des témoins pour surveiller l’achalandage et l’utilisation de ses sites et l’information connexe sur les sites. Les témoins sont de petits éléments d’information qui sont stockés sur l’ordinateur pour permettre au navigateur de garder en mémoire certaines données à propos d’un site Web. La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les témoins, mais peuvent être configurés pour les refuser ou signaler leur présence. Les témoins servent aussi à personnaliser l’interface pour accélérer la navigation et rendre l’expérience d’utilisation plus efficace. Sans témoins, ces fonctions sont impossibles. Quand un utilisateur accède à un site Web, un témoin permet de savoir si c’est sa première visite. Sani-Tech utilise les témoins pour s’informer sur les fonctions du site les plus utilisées par un utilisateur et ainsi lui recommander d’autres fonctions semblables.

Sani-Tech utilise aussi Google Analytics, Google Tag Manager et Google Ads. Enfin, les fournisseurs tiers peuvent utiliser des témoins pour proposer des annonces aux utilisateurs qui visitent les sites de Sani-Tech. Pour désactiver la publicité personnalisée de Google, visiter la page Réglages de Google Ads

Aucun renseignement personnel n’est extrait de ce processus, et ces données ne sont communiquées à aucun tiers.

En naviguant sur les sites de Sani-Tech, l’utilisateur consent à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements qui y sont recueillis à son sujet, conformément à la présente politique sur la protection des renseignements personnels, ou qu’il fournit lui-même sur ce site, comme ses coordonnées lors de son inscription à une infolettre.

Certaines pages du site, comme celle du paiement par carte de crédit, peuvent contenir des liens vers d’autres sites. Sani-Tech ne peut être tenu responsable des pratiques de confidentialité des tiers et recommande fortement à l’utilisateur de lire la politique sur la protection des renseignements personnels de ces tiers avant de leur fournir des renseignements personnels.

Paiement par carte de crédit

Sur la page de paiement par carte de crédit, le client est invité à fournir des renseignements personnels, comme son nom, ses coordonnées et ses données de paiement, qui serviront à associer son paiement en ligne aux biens visés. Ce type de paiement est traité par Shopify. Sani-Tech ne recueille, ne conserve, ni ne consulte aucun renseignement sur les cartes de crédit fournies à Shopify.

4. AUTORISATION D’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Lorsque quelqu’un transmet à Sani-Tech les renseignements personnels d’une autre personne, il déclare qu’il a préalablement obtenu l’autorisation de cette personne pour que Sani-Tech recueille, utilise et communique ses renseignements personnels aux fins prévues dans la présente politique.

Chacun a le choix de fournir ou non des renseignements personnels à Sani-Tech. Toute demande doit toutefois être accompagnée de certains renseignements pour que Sani-Tech soit en mesure de donner suite à la demande. Par conséquent, la personne autorise à cette fin Sani-Tech à recueillir et à utiliser ces renseignements, et à les communiquer à des tiers. Elle autorise également Sani-Tech à utiliser et à conserver les renseignements personnels pour aussi longtemps que nécessaire aux fins précitées. L’autorisation reste en vigueur même après la fin de la relation avec Sani-Tech, à moins que la personne ne la retire par écrit.

Sani-Tech peut installer des caméras ou d’autres appareils d’enregistrement dans les zones publiques de ses installations, pour la protection de ses employés, de ses biens et des renseignements confidentiels des clients. Les caméras sont statiques et elles n’enregistrent aucun son. Seuls les administrateurs ont accès aux enregistrements vidéo, qui sont conservés jusqu’à douze mois, selon le débit de circulation.

La loi comporte certaines exceptions en vertu desquelles Sani-Tech n’est pas tenu d’obtenir d’autorisation ou d’expliquer ses raisons pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels. Ces exceptions comprennent les situations d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne. Pour obtenir une liste plus exhaustive des exceptions, communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels mentionnée ci-dessous.

Mis à part les exceptions prévues par la loi, les renseignements personnels sont uniquement utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Si, pour quelque raison que ce soit, Sani-Tech doit utiliser ou communiquer des renseignements personnels à une fin autre que celle établie à l’origine, il entreprendra les démarches nécessaires pour obtenir l’autorisation de la personne concernée.

5. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le cadre de la conduite de ses opérations, Sani-Tech pourrait devoir communiquer les renseignements personnels recueillis à d’autres fournisseurs de services ou mandataires qui agissent pour son compte. Lorsque Sani-Tech communique des renseignements personnels à des tiers (par exemple, à un fournisseur de services technologiques), il conclut des ententes avec ces tiers stipulant les utilisations autorisées et comprenant un engagement des tiers à offrir un niveau de protection des renseignements personnels comparable à celui de Sani-Tech.

Sani-Tech ne vend, ne loue, ni n’échange des listes de clients ni aucun autre renseignement personnel.

6. MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sani-Tech conserve dans un dossier numérique les renseignements personnels de chacun. Ce dossier est conservé dans une infrastructure infonuagique protégée adéquatement.

Sani-Tech utilise toutes les mesures physiques, électroniques et procédurales appropriées pour protéger ses systèmes et l’ensemble des renseignements personnels qu’il détient contre les utilisations ou accès non autorisés. Toutes les mesures de sécurité sont adaptées au degré de confidentialité des renseignements recueillis.

Le contrat que les fournisseurs de services et les mandataires concluent avec Sani-Tech comporte l’obligation de protéger la confidentialité des renseignements fournis par les clients et l’interdiction d’utiliser ces données à des fins non autorisées.

Les employés sont soumis à des normes et à des politiques sévères afin que les renseignements personnels soient protégés et traités avec soin et respect.

Sani-Tech prend toutes les mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels. Il y a toutefois des risques inhérents à l’échange ou à la protection de données au moyen de toute forme de communication (électronique ou autre), y compris l’utilisation de logiciels et services commerciaux ou publics (souvent appelés ’« infonuagique »). Tout envoi de renseignements personnels peut être intercepté, accidentellement ou délibérément, par des tiers.

Nos serveurs sont au Canada, mais Sani-Tech peut utiliser des logiciels et services commerciaux et publics hébergés ailleurs pour stocker, envoyer ou traiter certaines données. Quand les données sont conservées ailleurs qu’au Canada, il se peut que des forces de l’ordre, des gouvernements ou des tribunaux étrangers y aient accès.

7. COORDONNÉES DES PERSONNES-RESSOURCES

Toute personne peut communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Sani-Tech pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des politiques et des procédures à cet égard, pour demander l’accès à certains renseignements personnels que Sani-Tech pourrait détenir à son sujet, ou pour toute question ou préoccupation. Sani-Tech se réserve le droit de demander des renseignements personnels à toute personne pour vérifier son identité.

Sani-Tech répondra rapidement et fera tous les efforts pour remédier aux problèmes soulevés. Cependant, il se peut qu’il ne soit pas toujours en mesure de fournir certains renseignements personnels, car le droit d’accès à l’information n’est pas absolu. Il ne pourra, par exemple, fournir une information qui révélerait des renseignements personnels sur une autre personne ou des renseignements commerciaux confidentiels. S’il n’est pas possible de fournir les renseignements demandés, Sani-Tech en informera la personne par écrit, lui explique pourquoi et lui indique les recours possibles.

Responsable de la protection des renseignements personnels de Sani-Tech:

Guillaume Fournier, directeur financier

guillaume.fournier@sani-tech.ca

418 836-0616